2006-11-6

 

      随着2007年我国即将步入工程建设领域对国际贸易组织（WTO）全面履行承诺时刻，我国的建设工程领域将全面对外开放， 因此大量国际合同管理中的实际问题急需我们给予重视和研究，使得我国在国际贸易合同条款面前，能够熟悉国际惯例，并能够提前应对国际合同管理中存在的潜在风险。为此，在这里集中回答一些单位提出的有关合同管理中的实际问题。

 

 

答：合同管理的中心任务是在项目签约阶段和履约阶段，利用合同的正当手段避免风险、保护自己，争取获得尽可能多的经济效益。为保证招标或投标活动的成功及整个合同的圆满执行，必须采取有效和必要的手段做好各阶段的运作管理工作。合同管理是其中最重要的关键一环。具体的经济合同管理工作主要包括如下方面：合同策划、合同谈判、合同付款审核、收款核销、合同跟踪执行和信息反馈、合同相关数据统计、合同文本存档管理和客户信息管理。

 

 

答：在招投标活动中，往往是多个合同独立并存，它们发标、截标、评标、签约乃至后来的执行实施的时间各不相同，因此要有专门机构统一进行协调和管理，形成统一有序的管理过程。按照当前国际合同管理模式，业主和供货商或建设承包人往往成立对等的项目管理班子，或称项目小组或项目办公室，其组成人员有的是业主或供货及承包人公司的内部称职人员，而对重大工程项目往往要另外委托专业监理单位对项目的全过程，即合同的招标、投标、签约和执行进行全过程监督和管理。这个管理班子应该做到：

1．  人员合格：要委派有一定专业学历（如经济或经济管理专业）和工作经验的人组成管理班子。

2．  人员落实：每一个项目或合同都应委派一名合格人员作为责任项目经理，如需要，下属还应配备各重要专业的项目经理。责任项目经理对一个合同的设计、签约、施工负全部和全过程的责任。

3．  分工明确：每一个项目都应实行项目经理制，责任项目经理在国外一般称为项目或现场代表。国外公司的责任项目经理的权限很大，往往不必请示总部即可对合同的执行和修改现场拍板，而我国因管理体制上的缺陷往往造成需多层请示，但又层层推诿，害怕负责，这样往往造成合同管理中决断延误，损害整个合同或项目应该取得的经济效益。责任项目经理要负责一个合同从招投标至签约执行的全过程，同时能控制和协调每一个分专业的合同执行和重大问题的处理。因此对于责任项目经理和各分专业经理来说，特别忌讳换人频繁，因为对一个合同来说从它的设计、谈判、签约和执行，每一个阶段都有相关的利益和风险被考虑，频繁换人极容易导致破坏合同衔接和前后人员的细节交代，哪怕是细小的失误，也会造成整个合同乃至项目的失败风险。

 

 

答：一个合同或项目的成功或失败不在于它的结束，而在于它的开始。因此合同的管理工作要从合同的开始设计阶段就给予足够的重视，其目的是从开始阶段就要考虑到合同在今后执行中可能遇到的种种风险，从而在合同的预算编制、价格和合同（专用）条款制定、执行中的协调和配合等，总之要做好各环节工作的总体规划。在总体规划中需要考虑到的主要问题包括：

1．  合同或项目的社会及经济效益目标：知己知彼，目标制定恰当。

2．  技术手段：工艺、设备、施工、验收方法要量力，切忌虚夸和不负责任承诺。

3．  预算或价格制定：合同的预算编制（业主）和价格的制定（投标方）要兼顾成本、管理和利润，要聘请或咨询行业专家来科学制定。

4．  设备或工程的实施：设备制造从材料到加工和组装、车间检验、包装、运输、现场开箱检验、安装、调试、投料和验收各环节的实现方法。

5．  合同各阶段的协调：考虑到可能会出现延误、索赔或资金短缺的各薄弱环节。从而在合同中要注意制定保护自己的条款。

 

 

答：为了做好合同管理工作，除了有必要的管理机制外，还应建立起一个合同管理机构，要发挥合同管理的各方面的职能就要建立一个合同实施的保证体系。这个保证体系的建立应该考虑如下方面工作：

 

1．  部门及人员设置：可按合同的复杂程度设置专业部门，如采购供应部、现场施工部、合同财务结算部、法律咨询部，专门的合同管理人员在责任项目经理的领导下，明确任务。

2．  明确分工：将合同目标分解到具体的部门、人员和项目活动中。

3．  熟悉合同：组织项目各有关人员学习和培训，熟悉和掌握合同文件。

4．  工作程序：建立合同管理工作程序，规范有序地进行合同管理。

5．  信息管理：建立合同文档系统，科学、系统地收集、整理和保存有关事件和活动的一切资料、信息，有效地利用文件，做好责任项目经理的助手。

6．  报告和行文：建立明确的报告和行文制度，各种实施报告、书面文件、通知等都有相应的交接手续和签收证据。

 

 

答：在合同实施过程中整个合同管理班子要在责任项目经理的领导下积极做好如下工作：

1．  帮助和协调其它部门，互相提供方便，做好配合和衔接，避免各环节出现延误或失误。

2．  对合同对等方做好沟通、协调和监督工作，搞好协作关系。

3．  对合同执行中出现的问题及时做出分析和提出恰当处理意见和建议。

4．  注意收集、整理、分析和归档保存各种资料。

5．  对合同及时跟踪、了解实施状况、分析差异及找出原因，要对合同的进展和事件做出正确的具有前瞻性的估计，要防患于未然。

6．  利用合同条款积极进行有效的索赔和反索赔。要注意索赔和反索赔的有效期限，和注意搜集索赔或反索赔的有效证据。

7．  利用合同条款及时、合法处理合同争议和纠纷。灵活地利用调解、仲裁、诉讼等方式，及时恰当地处理发生的争议和纠纷，避免激化和扩大矛盾，造成两败俱伤的结果。

 

 

答：一个合格的项目经理/组长，应具备下列素质：

1．  有较强的人际沟通和组织协调能力；

2．  办事公正，能妥善和公正地处理人际关系间的利害关系；

3．  有管理类似项目的成功经验；

4．  时刻有以争取成功为主的观念；

5．  了解项目的管理原则、工具和技术；

6．  有对项目管理的浓厚兴趣；

7．  具有大权集中和小权分散的能力；

8．  具有控制困难和复杂局面的能力；

9．  乐意正视风险，敢于做决定并由负责精神；

10．              具有进取心、诚实、坚持原则不怕对立。

 

 

答：要防止签约买方（甲方）不是资金或贷款的所有人或借贷人。因为如果不是合同的当事人签约，一旦面临索赔诉讼时，甲方将没有真正的资金来支付索赔。如果是贸易公司代表甲方签约，要认真在招标阶段时检查该贸易公司的资格，包括该公司的财务状况、合同资金来源和贷款真正的受益人名称。如果该贸易公司只是个皮包公司，在财务上不具备索赔资格，也根本不是合同贷款的受益人，按照国际惯例，他就只能作为“见证人”（witness）方签约。

 

 

答：“设备验收”（Acceptance of Goods）应该在“合同资料表”(Data Sheet)中做出明确规定。国际贸易合同中，货物的验收通常包括三个概念1）制造厂检验验收；2）货物到达港口或现场的开箱检验验收；3）货物投入使用（投料commissioning验收，又称性能验收）。按照国际贸易合同的惯例，应该明确这三种验收中到底是其中哪一种“验收通过”可以决定货物的尾款支付。如果是指以上第3）种，则应在专用条款中近一步规定：“如果因为买方的原因不能进行或通过性能验收，则该性能验收应在货物到达港口或现场后24个月给予自动验收。”这样才能够保证买方尾款安全。

 

 

答：合同专用条款中必须规定合同文件权威的优先顺序。按照惯例，施工图纸的权威性应该先于合同条款和附件。

 

 

答：货物原产地是指货物所生长、开采、生产的国家或地方，不是指卖方的国籍。在合同条款中应该明确规定，经制造、加工或元件组装后的最终产品必须与所组成的部件或元件在基本特性和功能效用上有实质的区别，才能将其定义为制造加工或组装国为原产地国。

 

 

答：在“合同资料表（Data Sheet）”中应规定：“国外供货商在通过所在国银行开具银行保函时，应事先书面通知买方，待征得买方书面同意后卖方才可正式开具”。在招标资格预审条件中，应就投标人的合格性明确规定 ：“国外投标人必须来自与中华人民共和国有正常商务往来的国家。”这就为在合同履约保函开具时对开具银行的资信合格性提供了查询渠道和核实条件。

 

 

答：随着我国加入蒙特利尔“保护臭氧层国际公约”和“京都议定书”，国际社会和我国将严格限制货物包装木箱在木材使用前的消毒措施，因此在“合同资料表”中应按国际惯例要求明确规定：“对木质包装材料的熏蒸方法禁止使用甲基溴类化学剂进行消毒处理的要求”。

 

 

答：在“合同资料表（Data Sheet）”中应明确要求将收货人标记书写为买方最终用户名称和地点，而不应该是买方贸易代理公司的名称和地点，以避免货物港口转运时因辨别发生误解而产生错运。

 

 

答：对于精密设备及计算机类货物的装运方式，应明确规定禁止甲板散装运输，小型散货应使用集装箱妥善包装和衬垫运输。大型货物应为仓内运输。另外，复杂组装设备应尽量组装后整体运输，从而避免散装风险。

 

 

答：如果在合同中已经规定了“由供货方代办托运”而在实际执行中又临时改为“由买方派车专运”，但在交货单据上却仍然不做相应合同变更，这样势必在卖方请款时需出具运输单位开具的运输提单或证明环节上出现障碍，有的供货公司则为不得不根据合同造假运输单据，为此给之后项目执行的审计工作带来不必要的怀疑。

 

 

答：国际贸易中通常把备件分为（１）A类备件，即随机备件，安装

试车时使用；（２）B类备件，两年备品备件，设备达到正常运

转前使用；（3）C类备件,用户根据需要储存的备件。应该注意防止的是：供货人往往在投标阶段为了降低投标价格而把A类备件有意少报，造成设备安装和试运行时发生不必要的障碍。为避免这个问题，要求招标方在评标时就要调查该种设备的常用A类备件供货范围，对有意漏报的应该订立严格的评标惩罚措施。